Planning (perencanaan)
Planning adalah
proses yang secara sistematis mempersiapkan kegiatan guna mencapai tujuan dan
sasaran tertentu.
Organizing ( pengorganisasian)
Organizing (pengorganisasian
kerja) dimaksudkan sebagai pengaturan atas suatu kegiatan yang dilakukan oleh
sekelompok orang, dipimpin oleh pimpinan kelompok dalam suatu wadah organisasi.
Fungsi organisasi :
- Menjamin terpeliharanya koordinasi dengan baik
- Membantu pimpinan menggerakkan fungsi-fungsinya
- Mempersatukan pemikiran dari satuan organisasi
Koordinasi dapat dilakukan dengan 3 cara :
Koordinasi vertikal (fungsi komando)
Koordinasi vertikal dan bersifat hirarkis :
Pelaksana Konstruksi : koordinasi antara General
Superintendant dengan Material Superintendant atau dengan Construction Engineer
atau dengan Equipment Superintendant.
Field Supervision Team, koordinasi antara Site Engineer dengan Quantity
Engineer atau dengan Quality Engineer merupakan koordinasi vertikal dan
bersifat hirarkis.
Koordinasi horizontal (interaksi satu level)
Koordinasi horizontal dan bersifat satu level :
Pelaksanaan konstruksi, koordinasi antara Material Superintendant dengan
Construction Engineer atau dengan Equipment Superintendant merupakan.
Field Supervision Team, koordinasi antara Quantity Engineer atau dengan
Quality Engineer merupakan koordinasi horizontal dan bersifat satu level.
Koordinasi diagonal (interaksi beda level tapi di luar
komando)
Koordinasi diagonal :
Koordinasi antara General Superintendant dengan
Site Engineer merupakan koordinasi horizontal dan bersifat satu level,
sedangkan koordinasi antara Kepala Satuan Kerja Pekerjaan Civil Works dengan
General Superintendant atau dengan Site Engineer merupakan koordinasi vertikal.
Actuating (pergerakkan)
Actuating diartikan sebagai
fungsi manajemen untuk menggerakkan orang yang tergabung dalam organisasi agar
melakukan kegiatan yang telah ditetapkan di dalam planning.
George R. Terry mengemukakan beberapa metoda mensukseskan
“actuating” , yaitu:
- Hargailah seseorang apapun tugasnya
sehingga ia merasa keberadaannya di dalam kelompok atau organisasi menjadi
penting.
- Instruksi yang dikeluarkan seorang
pimpinan harus dibuat dengan mempertimbangkan adanya perbedaan individual dari
pegawainya, hingga dapat dilaksanakan dengan tepat oleh pegawainya.
- Lakukan praktek partisipasi dalam
manajemen guna menjalin kebersamaan dalam penyelenggaraan manajemen, hingga
setiap pegawai dapat difungsikan sepenuhnya sebagai bagian dari organisasi.
- Upayakan memahami hak pegawai
termasuk urusan kesejahteraan, sehingga tumbuh sense of belonging dari pegawai
tersebut terhadap tempat bekerja yang diikutinya.
- Pimpinan perlu menjadi pendengar
yang baik, agar dapat memahami dengan benar apa yang melatarbelakangi keluhan
pegawai, sehingga dapat dijadikan bahan pertimbangan dalam pengambilan sesuatu
keputusan.
- Seorang pimpinan perlu mencegah
untuk memberikan argumentasi sebagai pembenaran atas keputusan yang diambilnya,
oleh karena pada umumnya semua orang tidak suka pada alasan apalagi kalau
dicari-cari agar bisa memberikan dalih pembenaran atas keputusannya.
- Jangan berbuat sesuatu yang
menimbulkan sentimen dari orang lain atau orang lain menjadi naik emosinya.
- Pimpinan dapat melakukan teknik
persuasi dengan cara bertanya sehingga tidak dirasakan sebagai tekanan oleh
pegawainya.
- Perlu melakukan pengawasan untuk
meningkatkan kinerja pegawai, namun haruslah dengan cara-cara yang tidak boleh
mematikan kreativitas pegawai.
Controling (pengendalian)
Controlling diartikan sebagai kegiatan guna
menjamin pekerjaan yang telah dilaksanakan sesuai dengan rencana. Didalam
manajemen proyek jalan atau jembatan, controlling terhadap pekerjaan kontraktor
dilakukan oleh konsultan melalui kontrak supervisi, dimana pelaksanaan
pekerjaan konstruksinya dilakukan oleh kontraktor. Pengawas Umum (General
Superintendat) berkewajiban melakukan Pengendalian (secara berjenjang) terhadap
pekerjaan yang dilakukan oleh staf di bawah kendalinya yaitu Site
Administration, Quantity Surveyor, Materials Superintendant, Construction Engineer,
dan Equipment Engineer untuk memastikan masing-masing staf sudah melakukan
tugasnya dalam koridor “jaminan kualitas (quality assurance)”. Sehingga,
tahap-tahap pencapaian sasaran sebagaimana direncanakan dapat dipenuhi.
Ruang lingkup kegiatan controlling mencakup
pengawasan atas seluruh aspek pelaksanaan rencana, antara lain adalah:
-
Produk pekerjaan, baik secara kualitatif maupun kuantitatif
-
Seluruh sumber-sumber daya yang digunakan (manusia, uang , peralatan,
bahan)
-
Prosedur dan cara kerjanya
-
Kebijaksanaan teknis yang diambil selama proses pencapaian sasaran.
Controlling harus bersifat obyektif dan harus
dapat menemukan fakta-fakta tentang pelaksanaan pekerjaan di lapangan dan
berbagai faktor yang mempengaruhinya. Rujukan untuk menilainya adalah
memperbandingkan antara rencana dan pelaksanaan, untuk memahami kemungkinan
terjadinya penyimpangan.